Робота вдома – звучить як мрія: зранку не потрібно поспішати в офіс, можна прокидатись пізніше, і працювати прямо з ліжка у піжамі. От тільки налаштуватись на роботу в такій атмосфері досить складно. Завжди знайдуться речі, що відволікатимуть: то треба вигуляти собаку, то завантажити пральну машину, то приготувати сімейну вечерю. Ще й дітям, близьким та сусідам пояснити, що віддалена робота – це серйозно, і ви не можете витрачати час на балачки. Чи вдасться вам не піддатися спокусам – залежить від ваших стосунків з тайм-менеджментом. Як засвоїти це мистецтво, навчитись ефективно управляти власним часом і перетворити домашній офіс в найпродуктивніше місце праці – Біляївка.Сity запитали у експертки з тайм-менеджменту та підприємців-фрілансерів.
Що таке тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент (з анг. time management) – це систематичний підхід до організації та використання свого часу з метою досягнення максимальної продуктивності та поставлених цілей. Основна ідея полягає в тому, щоб ефективно розподіляти час між різними завданнями, проєктами та активностями, забезпечуючи баланс між роботою, особистим життям і відпочинком.
Основа тайм-менеджменту – планування. Тільки це не просто про список задач чи справ, а про повноцінну продуману стратегію. Коучка з тайм-менеджменту Альона Клімченко виділяє два основних блоки планування:
1. Цінності і те, що наближає нас до наших мрій.
2. Джерела нашої енергії.
На фото: Альона Клімченко
Зробіть ці вправи перед плануванням
Експертка каже, що починати треба з дослідження себе, розуміння, хто ви, і чого прагнете.
– Я пропоную своїм клієнтам візуалізувати себе в старості, бабусею чи дідусем років за вісімдесят, – каже Альона Клімченко. – Як ви себе уявляєте? В якому стані? Як виглядає ваше життя? Ви вже у кріслі колісному, чи ще можете вільно прогулятись у парку? Якщо друге, напевно, ви з молодості дбали про своє здоров’я, займались спортом, слідкували за харчуванням. Які у вас відносини з дітьми, чи привозять вони до вас онуків? Якщо так, мабуть, ви приділяли достатньо часу сім’ї. А який матеріальний стан? Виживаєте на пенсію, чи маєте особисті збереження або пасивний бізнес? Тоді, ймовірно, на першому місці була кар’єра.
Відповіді на такі питання допомагають переосмислити життя і правильно розставити пріоритети, усвідомити, які у вас мрії, і перетворити їх на чітку ціль. Саме з розуміння, чого ви прагнете, формується мотивація виконувати щоденні задачі. Адже вони перетворюються з просто “треба” на ваш вибір і шлях до мети.
Другий крок – робота з енергією. Бо саме завдяки енергії в нас є сили робити будь-що, що ми запланували. Дуже важливо не лише шукати джерела, де ми наповнюємось цією енергією, а і слідкувати, куди ми її зливаємо (витрачаємо).
Для цього є вправа “Батарейка”. Уявіть, що ви батарейка, яку можна зарядити від 0 до 100%. Розділіть лист паперу на дві частини: з одного боку напишіть, що вас заряджає, а з іншого, що розряджає.
Вправа "Батарейка"
До першого списку обов’язково додайте повноцінний сон, здорове харчування та мінімальну фізичну активність. Це база для всіх. Все інше – будь-які індивідуальні фактори, які роблять вас щасливими: кава зранку, улюблена книга, свіжі квіти на столі, гарна зачіска, заняття в спортзалі або зустріч із друзями. Додайте ці дрібнички до вашого щоденного планування.
До другої половини включіть те, що вам заважає, відволікає, забирає час і не дає бажаного результату. Наприклад, сварки, сповіщення, інформаційний шум або рутинна робота. Це і є головні вороги вашої ефективності, час на які треба мінімізувати або й взагалі звести до нуля.
Ці звички допоможуть встигати більше
Результат тайм-менеджменту – це велика кількість набутих звичок, які збільшать вашу продуктивність і оптимізують використання часу. Альона Клімченко поділилась базовими порадами, які допоможуть встигати більше.
1. Прокидайтесь і засинайте в один час. Сон – це 80% вашої фізичної енергії. Він має бути повноцінним, не менше восьми годин на добу.
2. Визначте свої години активності, коли ви енергійний та спраглий до роботи. Такий час підійде для складних інтелектуальних завдань, які вимагають багато зусиль.
– Жінкам також варто підлаштуватись під свою циклічність, – каже Альона Клімченко. – Звісно, є події, на графік яких ви не можете вплинути. Втім, якщо йдеться про відповідальні задачі, які ви ініціюєте самі, краще не плануйте їх на період спаду сил та емоційних перепадів.
3. Розділіть ваші плани на блоки: робочий, побутовий, сімейний. Також не забувайте виділяти окремий час на відпочинок.
4. Використовуйте спеціальні додатки для планування.
– Для щоденного користування я раджу всім своїм клієнтам додаток “TickTick”, – каже експертка, – в нього є безкоштовна версія, яка повністю задовольняє базові потреби. Його можна використовувати як календар з планами, встановлювати таймер з нагадуванням про задачі, складати будь-які списки з вашими ідеями або проєктами тощо. Головне, що це все зберігатиметься в одному місці, і ви більше не будете перейматись, аби нічого не забути.
Для довгострокового планування Альона Клімченко використовує інтелектуальні карти – Nice Mind Map. Тут можна візуалізувати повноцінний проєкт або свій план на рік, зобразити детальні схеми і оцінити увесь процес в масштабі.
5. Слідуйте “правилу п’яти хвилин”. Усі нові звички впроваджуйте поступово. Хочете робити зарядку зранку – почніть із декількох вправ. Хочете читати перед сном – почніть з кількох сторінок. Такі маленькі непомітні зміни в перспективі дають великі результати.
– Це наочно показано в книзі Джеймса Кліра “Атомні звички”, – розповідає коучка, – там наводиться приклад з літаком, який вилітає з Лос-Анджелеса в Нью-Йорк. Якщо пілот скоригує курс всього на 3,5° на південь, він замість Нью-Йорка приземлиться у Вашингтоні. Візуально під час вильоту цього ніхто не помітить. Але коли траєкторія масштабується до розмірів кордонів США, кінцевий результат зміниться на сотні миль від необхідного пункту призначення.
Книга Джеймса Кліра "Атомні звички"
Поради, як перестати марнувати час
– Головна проблема в тому, що люди не розуміють цінності часу, – каже Альона Клімченко, – якби ми всі ставились до часу як до грошей, розуміли, що кожна хвилина на вагу золота, ми б його так марно не витрачали.
На фото: Альона Клімченко
Ось декілька лайфхаків від експертки, як не гаяти час:
1. Залиште один важливий месенджер, через який з вами легко зв’язатись. На інших вимкніть сповіщення та не заходьте туди без причини.
2. Очистіть свої соцмережі від зайвих підписок. Якщо від них немає жодної користі, навіщо вони потрібні?
3. Делегуйте “не ваші” справи. Інколи краще витратити кошти та найняти професіоналів, які швидко і якісно виконають поставлені задачі, ніж з останніх сил тягнути все на собі.
4. Поєднайте виконання рутинних обов’язків з чимось корисним. Наприклад, коли готуєте чи прибираєте – ввімкніть на фоні цікаву лекцію або аудіокнигу.
5. Забудьте про перфекціонізм. Ідеально не зробите, а нерви не повернете.
6. Навчіться казати собі “Стоп!” Втома і перевантаження обернено пропорційні продуктивності.
Це реально працює
Дмитро Чорноморченко: баланс сім’ї і роботи
Ефективність тайм-менеджменту доведена багатьма підприємцями. Серед них – Дмитро Чорноморченко – 34-річний власник та керівник діджитал підприємтва “Svitli Agency”. Він та вся його команда працюють у змішаному форматі: частину роботи виконують віддалено, а в офісі збираються на важливі зустрічі та вирішення невідкладних питань. Нещодавно у Дмитра народився первісток, тож тепер доводиться поєднувати роль підприємця і люблячого батька. Чоловік каже, якби не чіткий план і вже набуті навички з тайм-менеджменту, балансувати між сім’єю і роботою було б дуже складно.
На фото: Дмитро Чорноморченко
Попри те, що більшість часу Дмитро наразі проводить за межами офісу, він намагається притримуватись графіку: восьмигодинний робочий день у будні і два повноцінні вихідні.
Стандартний розклад буднього дня підприємця виглядає так:
06:00 – 10:00 – підйом і ранкова рутина: час з дитиною, чаювання, читання чи перегляд вебінарів, в окремі дні заняття у спортзалі чи ранкова пробіжка.
10:00 – 18:00 – робочий час: зустрічі з командою або з клієнтами, поточні офісні задачі, розвиток і навчання.
18:00 – 22:00 – вільний час з сім’єю, сон.
Всі свої щоденні задачі Дмитро планує в Google-календарі. До нього є доступ у сім’ї та колег, аби вони бачили, коли чоловік зайнятий, та о котрій звільниться.
– Також я користуюсь спеціальним додатком “Calendly”, який прив’язаний до Google-сервісу, – каже Дмитро Чорноморченко, – це дуже зручна програма для планування зустрічей. Я просто кидаю людям посилання, вони обирають вільний час, і це автоматично відображається в моєму календарі.
В організації робочого процесу підприємець притримується наступних принципів:
1. Чітка структура та ієрархія. У компанії “Svitli Agency” є чотири основних відділи. За кожен відповідає окремий керівник. Саме їм Дмитро доручає завдання, а вони, зі свого боку, розподіляють їх між своїми підлеглими.
2. Зрозумілі задачі. На підприємстві дотримуються системи планування “Worksection”. Якщо завдання займає більше 15 хвилин, воно обов’язково має бути розписане по пунктах: в чому полягає, хто за нього відповідає, який дедлайн виконання, для чого це робиться.
3. Бажання виконувати задачу. Практика показала, якщо людям подобається, що вони роблять, результат буде швидше і ефективніше.
4. Грошова мотивація. У компанії “Svitli Agency” є система нарахування бонусів за якісно і вчасно виконану роботу.
На фото: команда "Svitli Agency"
Особисті лайфхаки Дмитра:
1. Не треба забивати календар під ключ. Пам’ятайте, що завжди можуть з’явитись незаплановані справи.
2. Ранок треба починати з того, що наповнює, аби зарядитись енергією на увесь день. Для Дмитра це, насамперед, сім’я, а також зустрічі світанків, чаювання, читання, біг, спілкування з друзями та підприємцями.
3. Перша половина дня – ідеальний час для креативних задач та генерації нових ідей.
4. Якщо завдання важко пояснити, його можна намалювати. Схеми сприймаються легше та зрозуміліше.
5. Робити щодня по-трохи – краще, ніж стрімко загорітись і швидко закинути справу.
6. Відмовляти – нормально, якщо пропозиція не вписується у твій графік.
7. Ставити на ніч тихий режим на телефоні – дієво, аби нагадати самому собі, що час відкладати гаджети і лягати спати.
Олена Голдаєва: чіткий графік на фрілансі
Олена Голдаєва – 26-річна історикиня, авторка курсу підготовки до НМТ з історії “ШопоЗНО?” Ще донедавна вона працювала у школі “від дзвінка до дзвінка”, а нині насолоджується роботою на фрілансі. Дівчина каже, що її продуктивність зросла в рази: вона встигає готувати понад 100 учнів за один навчальний рік, вести власний Інстаграм та Тік-Ток-блог, займатись волонтерством. До того ж, робить це з будь-якого куточка України, не прив’язуючись до міста. Для неї, як для дружини військового, це великий плюс.
На фото: Олена Голдаєва
Своїм секретом, як все встигає, називає планування і дисципліну. Вона фанат паперових записників та блокнотів – прописує там свій кожен день по годинах. Помічає, якщо інколи полінується це зробити – вся ефективність сходить нанівець.
Стандартний розклад дня Олени виглядає так:
7:30 – 10:30 – підйом, ранкова рутина, зарядка або йога, коротенька пробіжка.
10:30 – 11:00 – монтаж і публікація відео в Інстаграм / Тік Ток.
11:00 – 13:00 – побутові справи або вільний час.
13:00 – 17:00 – планування контенту для блогу, зйомка, підготовка до занять.
17:00 – 20:00 – онлайн-уроки з учнями.
20:00 – 23:00 – читання, перегляд фільмів чи серіалів, сон.
– Оскільки я працюю з учнями, які півдня навчаються в школі, мій основний робочий графік припадає на другу половину доби, – розповідає Олена Голдаєва, – але в цьому є свої переваги: я можу зранку зайнятись спортом або прогулятись до моря.
На фото: робочий процес Олени Голдаєвої
За час роботи на фрілансі Олена винесла чимало уроків, і ось що може порадити:
1. Оцінюйте реально свої сили, не намагайтесь встигнути все за один день.
– Колись я могла проводити додаткові заняття і до 22-ї години, – каже викладачка, – потім зрозуміла, що від цього страждає якісь і мій особистий стан.
2. Прокидайтесь в один час – це дисциплінує. Лайфхак: якщо вам важко самостійно замотивувати себе прокидатись зранку – візьміть ранковий абонемент у спортзал.
3. Створіть собі чіткий робочий графік.
– Мої рамки – це мої уроки з 17 до 20-ї, я не можу на них не прийти або перенести без поважної причини, – каже Олена Голдаєва, – відповідно, я не дозволю собі бути на занятті непідготовленою, а значить перед цим виділю ще пару годин.
4. Якщо працюєте з соцмережами, залиште на професійних сторінках лише робочі підписки. Для Олени – це інші викладачі, школи, сторінки курсів, де можна надихнутись та почерпнути ідеї.
5. Організуйте вдома окреме робоче місце. Не працюйте за ноутом в ліжку або за кухонним столом.
6. Обов’язково плануйте свій відпочинок.
А які у вас стосунки з тайм-менеджментом? Сподіваємось, ці прості поради допоможуть вам вибудувати свій ідеальний графік, встигати більше та отримувати задоволення від віддаленої роботи.
Хочете більше цікавого та корисного - підтримуйте роботу Біляївка.City на кнопці підтримки (зверху), а також залишайтеся з нами на зв'язку, підписуючись на сторінки у Facebook, Instagram, Viber, Telegram та Youtube, про природу, біорізноманіття та туризм Пониззя Дністра – дивіться тут.
А ще можна підписатися на наш сайт у розділі Google News. Просто натисніть на повідомлення, що під цією статтею 👇
